Das Senden einer Pressemitteilung besteht nicht daraus, dieselbe E-Mail an eine lange Adressliste zu schicken und auf Veröffentlichungen zu hoffen. Die Vorarbeit macht den Unterschied: Identifizieren Sie den Nachrichtenwert der Information, wählen Sie Medien aus, für deren Publikum sie relevant sein könnte, und bereiten Sie die Mitteilung so auf, dass ein Redakteur sie schnell erfassen und bewerten kann.
Die Verbreitung garantiert keine redaktionelle Berichterstattung, da jedes Medium seine Inhalte nach eigenen Kriterien festlegt. Sie kann jedoch die Chancen erhöhen, dass die Mitteilung gelesen und in Erwägung gezogen wird. Um dies zu erreichen, empfiehlt es sich, fünf Phasen zu durchlaufen: Vorbereitung der Nachricht, Auswahl der Kontakte, Verfassen einer klaren E-Mail, umsichtiges Nachfassen und Auswertung.
Wie man eine Pressemitteilung an Medien sendet: Der gesamte Prozess
Bevor man eine Pressemitteilung versendet, sollte die Ausgangsfrage angepasst werden. Anstatt zu überlegen: „An wie viele Medien kann ich sie senden?“, ist es nützlicher, sich zu fragen: „Für welches Publikum könnte sie interessant sein und welcher Fachjournalist deckt dieses Thema ab?“. Diese Perspektive vermeidet wahlloses Versenden und hilft dabei, einen nützlicheren redaktionellen Vorschlag zu unterbreiten.
Ein Lokalmedium könnte sich für Auswirkungen in seinem Gebiet interessieren. Ein Fachmedium für eine technische oder marktbezogene Neuerung. Ein allgemeines Medium benötigt meist einen Blickwinkel mit breiterer Reichweite. Dieselbe Ankündigung sollte nicht bei allen identisch präsentiert werden.
1. Prüfen Sie, ob die Nachricht mitteilungswürdig ist
Nicht jede Neuerung eines Unternehmens erfordert eine Pressemitteilung. Ein Rabatt, ein Glückwunschschreiben oder eine kommerzielle Nachricht funktionieren meist besser über eigene Kanäle wie die Website, den Newsletter oder soziale Netzwerke. Eine Pressemitteilung ergibt Sinn, wenn ein überprüfbarer Fakt Kontext für ein Publikum bietet: eine Neueröffnung, ein Launch mit einer klaren Neuerung, ein bedeutender Meilenstein, eine Initiative mit lokaler Wirkung oder eine Information, die hilft, einen Sektor zu verstehen.
Definieren Sie den Fokus, bevor Sie Kontakte suchen. Fassen Sie die Nachricht in einem Satz zusammen und beantworten Sie drei Fragen:
- Was ist passiert und was macht es neu?
- Wen betrifft es oder wen könnte es interessieren?
- Warum ist es jetzt wichtig?
Wenn diese Antworten nur darauf beruhen, dass das Unternehmen mehr verkaufen möchte, fehlt noch ein informativer Ansatz. Wenn sie jedoch eine konkrete Neuerung und deren Relevanz erklären, besteht bereits eine vernünftige Basis für die Kontaktaufnahme mit Medien.
2. Wählen Sie die passenden Medien und Kontakte aus
Eine kleine und gut segmentierte Liste ist meist wertvoller als eine riesige Datenbank. Suchen Sie nach Medien, spezialisierten Blogs oder Fachpublikationen, die sich auf den Sektor, das Gebiet oder die Art des Publikums beziehen, das von der Nachricht betroffen ist.
Beginnen Sie bei der Rubrik, nicht bei einer generischen Adresse
Prüfen Sie, welche Rubrik ähnliche Themen veröffentlicht: Wirtschaft, Technologie, Kultur, Konsum, Gesellschaft, Lokalnachrichten oder ein spezialisiertes Ressort. Identifizieren Sie danach den Journalisten, Redakteur oder Herausgeber, der diese Beiträge unterzeichnet. Die Kontaktseiten, Autorenzeilen und die Presseräume des Mediums können bei dieser Suche helfen.
Respektieren Sie immer den vom Medium angegebenen Kanal. Einige Redaktionen zentralisieren die Vorschläge in einem Postfach; andere wünschen den Kontakt zu einem bestimmten Ressort. Gehen Sie nicht davon aus, dass eine vor langer Zeit gefundene Adresse noch aktiv ist oder für jedes Thema gilt.
Führen Sie eine einfache Liste mit dem Namen des Mediums, dem Themenbereich, dem Ansprechpartner, dem Versanddatum, dem gewählten Fokus und der erhaltenen Antwort. Diese Historie ermöglicht es zu lernen, welche Medien am besten zu zukünftigen Mitteilungen passen, und vermeidet Duplikate.
3. Bereiten Sie die Mitteilung und Unterstützungsmaterialien vor
Die E-Mail rettet eine unklare Mitteilung nicht. Prüfen Sie vor dem Versand, ob die Überschrift den Hauptsachverhalt beschreibt und ob die Einleitung das Wesentliche ohne werbliche Sprache verständlich macht. Der Textkörper sollte die notwendigen Daten liefern, die Quelle identifizieren und klären, wie weitere Informationen eingeholt werden können.
Stellen Sie zudem Materialien zur Verfügung, die dem Medium die Arbeit erleichtern, ohne die Nachricht zu überladen:
- Scharfe Bilder mit klaren Nutzungsrechten.
- Ein Download-Link, wenn die Dateien ein beträchtliches Volumen haben.
- Eine Pressemappe oder ein Unternehmensdatenblatt nur dann, wenn sie relevanten Kontext hinzufügen.
- Kontaktdaten einer Person, die Fragen beantworten kann.
- Beschreibende Dateinamen anstelle von generischen Labels.
Vermeiden Sie schwere Anhänge, unübersichtliche Ordner und Links, die Zugriffsberechtigungen erfordern. Prüfen Sie jeden Link von einer anderen Sitzung aus oder lassen Sie ihn von einer anderen Person kontrollieren. Wenn sich ein Bild oder Dokument beim ersten Versuch nicht öffnen lässt, ist es wahrscheinlich, dass die Redaktion keine Zeit damit verbringt, es erneut anzufordern.
4. Verfassen Sie die Anschreibe-E-Mail
Die Anschreibe-E-Mail muss kurz sein. Ihre Funktion ist nicht die Wiederholung der gesamten Mitteilung, sondern zu erklären, warum diese Information für das Publikum dieses Mediums nützlich sein könnte, und dem Empfänger den mühelosen Zugriff zu ermöglichen.
Wählen Sie einen spezifischen und sachlichen Betreff
Der E-Mail-Betreff sollte den tatsächlichen Inhalt vorwegnehmen. Ein konkreter Fakt, der betroffene Ort oder das Hauptthema können Klarheit schaffen. Vermeiden Sie Formulierungen wie „Wichtig“, „Dringend“ oder „Die Nachricht des Jahres“, wenn sie nicht beschreiben, worum es in der Nachricht geht. Clickbait kann Misstrauen erzeugen und ersetzt keine relevante Nachricht.
Was die Nachricht enthalten sollte
- Eine persönliche Begrüßung, wann immer möglich.
- Ein oder zwei Sätze zum Hauptsachverhalt.
- Eine kurze Erklärung zur Eignung für das Ressort oder das Publikum.
- Der Link zur vollständigen Mitteilung und zu den verfügbaren Materialien.
- Eine konkrete Einladung, Stellungnahmen, Bilder oder weitere Daten anzufordern.
- Signatur mit Name, Funktion, Organisation, Telefonnummer und Kontakt-E-Mail.
Das Einfügen der Mitteilung in den E-Mail-Text kann praktisch sein, wenn sie kurz ist und das Medium dieses Format akzeptiert. Wenn die Mitteilung umfangreicher ist, ist es meist übersichtlicher, sie im Text zusammenzufassen und einen zugänglichen Link zu teilen. Vermeiden Sie in beiden Fällen, sich ausschließlich auf einen Anhang zu verlassen.
Orientierungshilfe für das Senden einer Pressemitteilung
Dieses Modell dient als Ausgangspunkt. Es muss an das Medium, die Nachricht und den konkreten Kontakt angepasst werden.
Betreff:[Hecho principal] zu [lugar, sector o contexto relevante]
Hallo [nombre]:
Ich schreibe dir, weil [empresa u organización] [novedad concreta] angekündigt hat. Wir sind der Meinung, dass dies für das Publikum von [medio o sección] aufgrund von [motivo relacionado con su línea editorial] von Interesse sein könnte.
Die vollständigen Informationen sind unter [enlace a la nota] verfügbar. Wir haben zudem [imágenes, datos adicionales o declaraciones] vorbereitet, falls dir diese nützlich erscheinen.
Ich stehe zur Verfügung, um Daten zu ergänzen oder ein Interview mit [portavoz, si procede] zu koordinieren.
Vielen Dank für deine Zeit.
[Nombre y apellidos]
[Cargo y organización]
[Teléfono] · [Correo]
Prüfen Sie vor dem Absenden den Namen des Empfängers, die Links und die Konsistenz zwischen Betreff und Inhalt. Eine Vorlage ist eine unterstützende Struktur, kein Text, den man unverändert kopiert.
5. Wählen Sie den Zeitpunkt und den Versandkanal
Es gibt keine universelle Zeit, die das Lesen garantiert. Das aktuelle Geschehen beeinflusst den Versand: Wenn die Information von einem Ereignis, einer Einladung oder einem konkreten Datum abhängt, senden Sie sie mit Vorlauf, damit die Redaktion sie prüfen und entscheiden kann, ob sie daran arbeitet. Es ist auch nützlich, die üblichen Arbeitszeiten und Rhythmen des Mediums zu beobachten, ohne diese Beobachtung zu einer starren Regel zu machen.
Verwenden Sie eine professionelle E-Mail und den vom Medium angegebenen Kanal. Wenn es eine Regel für den Empfang von Mitteilungen gibt, befolgen Sie diese. Bei Informationen mit exklusivem Charakter oder Sperrfrist (Embargo) sollten Sie für höchste Klarheit sorgen: Spezifizieren Sie die Nutzungsbedingungen und stellen Sie sicher, dass der Empfänger versteht, was er wann veröffentlichen darf.
Der direkte Kontakt zu Journalisten und Medien kann durch eine Online-Veröffentlichung ergänzt werden. Diese Option ist nützlich, wenn sichergestellt werden soll, dass die Mitteilung zugänglich bleibt, über eigene Kanäle geteilt werden kann oder Teil einer breiteren Verbreitungsstrategie ist. Zum Beispiel bietet PublicaGratis.es einen Veröffentlichungsweg, um einer Mitteilung online Sichtbarkeit zu verleihen.
6. Nachfassen mit Augenmaß
Das Nachfassen einer Pressemitteilung sollte dazu dienen, eine Frage zu klären oder einen Mehrwert zu bieten, nicht um Druck auszuüben. Als Referenz kann es bei dringenden Angelegenheiten sinnvoll sein, ein einziges Mal nach ein oder zwei Arbeitstagen nachzufassen. Bei nicht dringenden Mitteilungen ist es vorzuziehen, mehrere Arbeitstage zu warten. Die Frist kann je nach Rhythmus des Mediums und dem aktuellen Geschehen variieren.
Eine einzige kurze Nachfassnachricht reicht meist aus. Erinnern Sie an den Betreff, fassen Sie die Neuerung zusammen und bieten Sie ein nützliches Element an, das zuvor nicht verfügbar war, wie eine Stellungnahme, ein zusätzliches Bild oder die Verfügbarkeit für Fragen. Wenn keine Antwort erfolgt, vermeiden Sie es, über verschiedene Kanäle zu insistieren oder die Mitteilung wiederholt erneut zu senden.
Das Ausbleiben einer Antwort kann an Platzmangel, informativen Prioritäten oder daran liegen, dass das Thema in diesem Moment nicht passt. Betrachten Sie dies als Information, um die spätere Auswahl und den Fokus anzupassen.
Häufige Fehler beim Senden einer Pressemitteilung
- Senden derselben Nachricht an Kontakte ohne Bezug zum Thema.
- Verwendung vager, übertriebener oder irreführender Betreffzeilen.
- Umwandlung der Anschreibe-E-Mail in eine lange Werbeanzeige.
- Anhängen schwerer Dokumente oder nicht funktionierender Links.
- Weglassen, wer die Information bereitstellt und wie man ihn erreicht.
- Verwechslung einer Veröffentlichung auf einer Plattform mit einer Erwähnung in einem Medium.
- Wiederholtes Nachfassen ohne neue Informationen.
- Versprechen von Reichweite, Veröffentlichung oder Ergebnissen, die nicht vom versendenden Unternehmen abhängen.
Wie man weiß, ob der Versand funktioniert hat
Messen Sie Ergebnisse, die Sie belegen können. Protokollieren Sie die erhaltenen Antworten, Informationsanfragen, entdeckten Veröffentlichungen, Erwähnungen und Anfragen, die nach der Verbreitung eingehen. Wenn Ihr E-Mail-Tool Öffnungen anzeigt, interpretieren Sie diese mit Vorsicht: Solche Metriken können aufgrund der technischen Konfiguration des Empfängers unvollständig sein.
Unterscheiden Sie zwischen einer Veröffentlichung eines Mediums, einer eigenen Veröffentlichung auf einer Plattform und der Reichweite auf den Kanälen des Unternehmens. Alle können nützlich sein, verfolgen aber unterschiedliche Ziele. Mit der Zeit zeigt das Protokoll der Versendungen, welche Ansätze, Themen und Medientypen das meiste Interesse generieren.
Checkliste vor dem Versand
- Die Nachricht hat einen neuen Fakt und einen definierten Fokus.
- Das Medium und der Kontakt sind für das Thema relevant.
- Der Betreff beschreibt den Inhalt präzise.
- Die E-Mail ist kurz, personalisiert und einfach zu prüfen.
- Die Mitteilung und die Materialien sind verfügbar und zugänglich.
- Links, Namen und Kontaktdaten wurden geprüft.
- Es gibt einen Plan für ein umsichtiges, nicht aufdringliches Nachfassen.
- Es wurde definiert, wie Antworten, Veröffentlichungen und Erkenntnisse protokolliert werden.
Das Senden einer Nachricht an Medien erfordert Relevanz, Respekt vor der redaktionellen Arbeit und die Fähigkeit zur Synthese. Wenn die Mitteilung die richtige Person mit überprüfbaren Informationen und nutzbaren Materialien erreicht, hört sie auf, ein Massenversand zu sein, und wird zu einem professionellen Vorschlag.